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『働き方改革』に欠かせない「RPA」と「AIチャットボット」で社内の生産性を向上しよう

2018.01.26 TREND

どう取り組んでいる?企業の「働き方改革」

『働き方改革』。

テレビや新聞などのメディアで、この言葉を目にしない日はありません。

HR総研の行った調査では、すでに62%の企業が働き方改革に取り組み始めているそうです。
その中身を見てみると、1001名以上の大規模企業では83%、301~1000名の中堅規模では57%、300名以下の中小規模では49%が「取り組んでいる」との回答。やはり、大企業での取り組みが先行しています。

そんな企業の「働き方改革」で真っ先に行われるのは、「業務時間の短縮」です。
代表的な取り組み事例を見てみましょう。

■伊藤忠商事株式会社
同企業は22時~5時までの勤務を禁止し、20時以降でさえも会社の承認が必要としました。また、早朝(5時~8時)に勤務をした場合は早朝手当が支給されるという朝型勤務へのシフト。

■ファイザー株式会社
大手製薬企業のこちらは、毎週金曜日の終業時間を16時に設定。標準労働時間を短く示すことで、社員が早く退社する文化になるように取り組んでいます。

これらの例はどれも、長時間労働の是正対策による「業務時間の短縮」です。

実際のデータとしても、働き方改革の第一歩として具体的な施策にまず上がったのは、「労働時間の見直し・管理・指導」です。働き方改革に取り組んでいる企業のうち81%は労働時間の短縮に何らかのかたちでテコを入れています。

 

参照元:HR総研:「働き方改革」への取り組み実態調査【1】より作成

 

データから見える成果の実感、理想と現実の乖離

働き方改革といえば労働時間の見直し。
多くの企業がこのように取り組む一方で、こんなデータもあります。働き方改革の成果実感に関する調査です。

参照元:株式会社リクルートマネジメントソリューションズ『働き方改革』の推進に関する実態調査2017より作成

働き方改革の取り組みによって、長時間労働の減少を実感しているのは50%に達していません。
さらに業務効率・労働生産性の向上の実感は3割程度に留まるとの結果です。
企業の懸命の取り組みにも関わらず、効果の実感にはまだ課題があるようです。

そもそも、連合総合生活研究所「ワークライフバランスに関する認識」(2007年)によれば残業をする1番の理由は「仕事量が多いから」とのことです。
仕事の「量」に課題があるのに対して、「時間」で区切ってしまう施策では、正しい問題解決にはつながっていないのでしょう。

こんな声も耳にします。
―― 仕事量は相変わらず変わらない。22時の消灯時間を過ぎたらPCを持ち帰って、家か、ファミレスにかけこんで仕事をしている ――
いわゆる「持ち帰り残業」です。こんな声が私の周囲でちらほら聞こえてきます。

長時間労働の是正の裏側では「持ち帰り残業」が発生している。
その根本的な改善には業務効率の改善が必要であるが、生産性の向上を実感しているのはたったの3割に留まる…。

上記のような展開が少なからず各企業で起こっているのでは、本末転倒ですね。
見せかけの改革となってしまっては、根本的で、持続可能な働き方改革とは言えないかもしれません。

どうやら本当の意味での働き方改革を実現するには、業務効率・生産性の抜本的な改善が必要なようです。
それはきっと企業の方々もうすうす気づいているのではないでしょうか。
そしてどう生産性を上げればよいか、問題点の把握、課題発見の段階からつまずいているのではないでしょうか。

生産性を上げるためのキーワードとは?

そんな中、あるキーワードが注目され始めています。
それは、「RPA」という言葉です。

RPAとはRobotic Process Automationの略称であり、ロボットによる業務自動化を意味しています。
つまり、社内の業務の一部をロボットにより自動化することで、業務効率の改善を図るという施策です。
具体的な事例を挙げると、イメージを持ちやすいのではないでしょうか。

例えば日本生命保険の「日生 ロボ美ちゃん」。
ロボ美ちゃんの担当は、請求書データのシステム入力作業。これまでは10ケタ近くもある証券記号番号などを人が手入力をしていたところ、ロボ美ちゃんの登場によって大幅な時間短縮となったそうです。
その後もロボ美ちゃんの増員は続き、今では入力作業以外にも事務全般を担い、年間およそ15万件処理しているとのこと。「6台で20人分の働き」とまで賞されているのです。

企業にしてみれば、
・1件あたり数分かかっていた処理が20秒ほどに短縮された。
・単純ミスがなくなった。
・パターンに応じた柔軟な対応が必要な業務など、「人間にしかできない」業務に十分なマンパワーを配分できるようになった。
というメリットが生まれたそうです。

また、運送会社の西濃運輸はバックオフィス業務にたいしてRPAを導入したところ、これまで人間が20分かけて行っていた集計作業をわずか20秒で完了させることに成功しました。

住友林業では、社員がExcel作業に膨大な時間を費やしている点に焦点を置き、専属チームを立ち上げ結果的には約26業務をRPA導入により自動化し、月間約160時間の人手による作業の削減を達成したとのこと。

以上の事例から、RPAの導入が社員の生産性の向上に大きく貢献しうることが伺えます。

一言でRPAといっても定義が曖昧であり、取り組みも様々あります。
しかしRPAによる業務効率の改善の可能性は感じていただけたのではないでしょうか。

社内FAQのチャットボット化から、持続可能な働き方改革を

このように社内のRPA化が推進される中で、とりわけ昨今注目されている分野があります。
社内FAQ、つまり、社内での問い合わせ業務です。

規模の大きい会社では社員向けのポータルサイトなどにFAQや、各種マニュアル、書類が格納されているケースが多いかと思います。
しかし、手続きが煩雑であったり、申請書類の格納場所が分からなかったりし、最終的には該当部署の担当者にチャット、ないしは内線電話をしたり(されたり)した経験がある方も少なくないのではないでしょうか。
問い合わせる方、問い合わせを受ける方、双方にとって本来の業務を中断している点ではここにも効率改善の余地がありそうです。

すでにサッポロホールディングスは2017年7月より、人事・総務・経理・情報システムなど間接部門に対するグループ内からの問い合わせ対応を、人力で行っていたところからチャットボットに代行させ始めることを発表しました。導入前の実験では、問い合わせの45%をチャットボットが回答できることを確認したとしているようです。

モビルスも、これまでお客様に提供してきたチャットボットの技術・ノウハウを活かし、人事部・経理部・総務部などの社内ヘルプデスクの効率化に役立つチャットボットの導入サービスを行っています。

先に述べたように「仕事量」がボトルネックなのに対して、今こそ技術の力を借りて自動化し、生産性を向上させること。
これからの働き方改革には、RPA、およびチャットボットが外せないキーワードとなりそうです。

 

――――

モビルスは2018年2月20日(火)に「RPAで社内ヘルプデスク業務を効率化する「チャットボット」入門」と題してセミナーを開催いたします。

是非、社内FAQの効率化にご関心をお持ちの方は下記リンクからご参加ください。

お待ちしております。

 

 

Posted by

mm
石井 智宏 モビルス株式会社 代表取締役

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